Erfolgreich Termine finden: doodle-Tipps

1. März 2012

Eins der meistgenutzten Tools in der Jugendarbeit (und auch in anderen Zusammenhängen) dürfte doodle.com sein. Es ist genial einfach und ermöglicht Terminabsprachen, die auf andere Arten oft sehr nervend und langwierig sein können. Doch doodle ist kein Allheilmittel und führt erst zum Erfolg, wenn es richtig eingesetzt wird. Obwohl es schon sehr alt und sehr bekannt ist, habe ich mich deshalb dazu entschlossen einige Tipps zum erfolgreichen doodlen zu veröffentlichen.

Was ist das Geniale an doodle? Es ist kostenlos, funktioniert intuitiv, verlangt keine Anmeldung und bietet zahlreiche Auswahl- und Gestaltungsmöglichkeiten. Bei JANUN nutzen wir das tool schon lange, um Termine für Gremiensitzungen oder Projekttreffen zu finden. In der Praxis haben sich einige Tipps als sehr hilfreich erwiesen. Zunächst in Stichworten:

  • Frist setzen ung zügig entscheiden
  • Möglichst im Vorfeld Termine ausschließen
  • doodle-link muss die Zielgruppe schnell erreichen

Frist setzen und zügig entscheiden!

Besonders wichtig ist es, beim Einrichten des doodles eine Frist zu setzen, “wie lange das doodle läuft”, bis sich also alle eingetragen haben sollen. Diese Frist ist abhängig von der Gruppe und wie schnell es alle Gruppenmitglieder oder potentielle TeilnehmerInnen schaffen, sich einzutragen. Eine lange Frist sollte vermieden werden, weil alle, die sich eintragen, ihre möglichen Termine auch tatsächlich freihalten sollten. Wenn zwei oder drei Wochen vergehen, bis es eine Entscheidung gibt, haben oft viele “Mit-doodler” bereits andere Termine vereinbart und können nun doch nicht mehr zu den Terminen, die sie als ok gedoodelt hatten.

Wichtig ist entsprechend auch ein schnelles Auswerten des doodles. Auch hierzu sollte ein Termin in der Umfragenbeschreibung angegeben werden, wann eine Entscheidung bekannt gegeben wird. Denn bis dahin müssen sich alle TeilnehmerInnen alle zugesagten Termine freihalten.

Welche Fristen hier sinnvoll sind, hängt letztlich von der Gruppe und ihrer Arbeitszusammenhänge ab. Geht es um ein Treffen von Hauptamtlichen, die ihre Emails (mehrmals) täglich lesen, können ein oder zwei Tage ausreichen. Geht es um Projekttreffen, in die sehr unterschiedliche Personen eingebunden sind, kann es auch mal eine Woche sein. Bei JANUN haben wir uns auf eine maximale Laufzeit von fünf Tagen geeinigt.

Möglichst im Vorfeld Termine ausschließen

Bei der Terminauswahl ist es empfehlenswert, die angegebenen Optionen möglichst auf eine realistische Zahl zu begrenzen. Wenn beispielsweise Terminvorschläge in kleinem Kreis vorüberlegt werden und anschließend ein doodle eingerichtet wird, lohnt es sich, bestimmte Tage oder Zeitfenster von vornherein auszuschließen, die ohnehin keine Chance haben, ausgewählt zu werden. Je weniger Terminvorschläge zur Verfügung stehen, desto größer ist die Chance, dass die TeilnehmerInnen sich diese auch tatsächlich freihalten. Dem entgegen steht natürlich, dass eine größere Auswahl auch eine größere Chance bietet, einen gemeinsamen Termin zu finden. Daher gilt es, hier immer einen Mittelweg zu finden. Wie viele Vorschläge letztlich sinnvoll sind, hängt auch hier immer von der Flexibilität der Gruppe ab und muss individuell entschieden

doodle-link muss Zielgruppe schnell erreichen

Wie bei der Kommunikation im Allgemeinen ist es auch bem doodlen wichtig, dass die TeilnehmerInnen von der Umfrage erfahren. Es ist daher nicht damit getan, eine Umfrage einzurichten und den link ansschließend über eine Mailingliste oder an einen Mailverteiler zu schicken. Man kann heute nicht ohne weiteres davon ausgehen, dass Alle – und besonders Jugendliche – ihre Emails täglich lesen dieses Medium zum Kommunizieren nutzen. Ich habe schon öfter von Fällen gehört, in denen Hauptamtliche Jugendlichen über Facebook eine Nachricht schicken, dass sie mal ihre Mails abrufen sollen, weil da etwas wichtiges sei.

Gerade facebook und twitter werden von doodle natürlich auch gut unterstützt. Nach dem Einrichten der Umfrage bietet doodle direkt an, die Umfrage auf facebook oder twitter zu teilen.

doodle-screenshot nach Fertigstellung der Umfrage

Nach Fertigstellung der Umfrage bietet doodle die Verbreitung über social-media-Kanäle an.

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