Telefonkonferenzen mit Webtools unterstützen

2. April 2012

Telefonkonferenzen können hilfreiche Mittel sein. Gerade auf überregionaler Ebene müssen oft Dinge geklärt werden, auch wenn nicht alle Beteiligten zu einem gemeinsamen Treffen anreisen können. Mittlerweile werden stattdessen gerne auch Videokonferenzen via Skype oder andere Dienste genutzt. Wenn die technische Ausstattung und die Bandbreite aller Beteiligten es zulässt, kann die Möglichkeit sich nicht nur zu hören, sondern auch zu sehen, sicherlich zur produktiveren Arbeit beitragen.

google-docs oder Etherpads parallel zur TK nutzen

Eine andere Möglichkeit, die Konzentration der Beteiligten mittels Internet zu erhöhen und das gemeinsame Arbeiten visuell zu unterstützen, ist die parallele Nutzung von Web-Dokumenten. Hierfür bietet sich google-docs an, aber auch etherpads von anderen Anbietern oder zum selbst installieren sind möglich.

Etherpads sind einfache Textverarbeitungsprogramme, die auf Servern laufen und auf die mehrere Personen gleichzeitig zugreifen und in ihnen schreiben können. In letzter Zeit haben vor allem die Piraten den Begriff populär gemacht, weil sie ihre Sitzungen mit diesen und anderen Tools unterstützen und somit Transparenz schaffen und kollaboratives Arbeiten möglich machen. Google-Docs ist ein weiterentwickeltes etherpad, das auf der gleichen Technik basiert. Der Vorteil hier ist aber, dass google dem Dienst eine chice Oberfläche spendiert hat und google-docs wesentlich einfacher und intuitiver erscheint als andere etherpads, die z.B. hier getestet und genutzt werden können. Weiter ist vorteilhaft, dass Dokumente unkompliziert so konfiguriert werden können, dass sie entweder öffentlich sind, nur für bestimmte Email-Adressen freigegeben werden, oder für alle zugänglich sind, die über den (sehr langen) Link zum Dokument verfügen. Dieser kann per Email, facebook oder was auch immer an die Beteiligten verschickt werden – ob die Datei im Lese- oder auch im Schreibzugriff geöffnet wird, ist einstellbar. Für die Einrichtung eines Dokuments ist ein kostenloser google-Account notwendig.

Aktuelle Tagesordnung für Alle, live-Protokoll & Diskussion

Ein Anwendungsbeispiel sind Gremien-Sitzungen. Die Tagesordnung ist für alle in der aktuellen Version sichtbar, das Protokoll kann live mitgeschrieben und von allen verfolgt werden. Beim Erstellen von Texten wie z.B. Anträgen, Pressemitteilungen oder Einladungen können Alle gleichzeitig Änderungen vornehmen (sofern gewünscht und in den Berechtigungseinstellungen aktiviert). Hilfreich ist hier auch die Diskussionsfunktion, mit der Kommentare an bestimmten Stellen im Dokument hinterlassen werden können, die sofort neben dem Dokument angezeigt werden und ebenfalls wieder kommentiert werden können. Zusätzlich gibt es eine Chat-Funktion, die ebenfalls neben dem Dokument eingeblendet werden kann. So können schnell Meinungen ausgetauscht und bewertet werden, was bei Telefonkonferenzen sonst schwierig und langwierig ist, da immer nur eine Person reden darf.

Fazit: Webtools unterstützen TKs, ersetzen aber keine Moderation

Ein gemeinsamer Blick auf ein Dokument schafft bei Telefonkonferenzen vor allem eine höhere Konzentration. Gerade bei mehereren TeilnehmerInnen und dadurch geringeren Redeanteilen besteht die Gefahr, öfter mal abzuschweifen, wenn visuelle Bezüge fehlen. Der Blick auf den Bildschirm zeigt den aktuellen Diskussionsstand und schafft Beteiligungsmöglichkeiten.

Wichtig ist aber wie bei “echten” Treffen auch eine gute Moderation. Wenn die Chat-Funktion dazu genutzt wird auszutauschen, wer sich in der Mittagspause welche Pizza bestellt, leidet die Konzentration enorm. Das ist genauso, wie wenn bei Gremiensitzungen Nebengespräche geführt werden. Hier sollte eine Person die Moderation übernehmen, die in solchen Fällen zum Unterlassen auffordert. Und wie echte Treffen brauchen auch längere Telefonkonferenzen ab und zu eine Pause.

Eine Frage für viele ist, ob google-Dienste genutzt werden sollen, oder ob es vergleichbare Alternativen gibt. Ich finde den optischen Unterschied und die Benutzerfreundlichkeit zwischen herkömmlichen Etherpads und google-docs so groß, dass ich in der Regel zu google-docs greife. Ein Argument dafür ist auch, dass nur eine Person eine Account braucht, um den Dienst nutzen zu können, weitere NutzerInnen können ohne Account mitarbeiten. Das ist zwar nicht so chic, weil die anderen Beteiligten dann nicht mit Namen, sondern mit “anonymous user xyz” angezeigt werden, geht aber auch. Letztlich ist es aber immer eine Frage der Prioritäten: technikaffine Gruppen, die nicht so einen großen Wert aufs Erscheinungsbild legen, nutzen sicherlich auch andere Etherpads, ebenso Gruppen, denen eine kritische Haltung  zu google sehr wichtig ist und dafür bereit sind, auf Vorteile zu verzichten. Für EinsteigerInnen und Gruppen, denen es wichtig ist, dass es einfach ist und funktioniert,  ist die niedrigschwelligere Version von google dagegen sicherlich vorzuziehen. Kostenlos nutzbar sind beide Varianten.

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